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Gráficos

 

Libro de Actas

El Libro de Actas es uno de los libros obligatorios que la Asociación Cooperadora deberá conservar durante toda la existencia de la institución (el otro es el libro de Inventario). Deberá estar rubricado y foliado por el Consejo Escolar del distrito.

En cada reunión donde participe la Asociación Cooperadora deberá confeccionarse un acta.  Éstas se redactarán durante las sesiones ordinarias o extraordinarias a que convoque la Comisión Directiva (incluidas las Asambleas ordinarias o extraordinarias), siendo el Secretario el encargado de asentar en dichas sesiones todo lo tratado.

 

Sugerencias: 

Encabezamiento:  Detallar una breve introducción, indicando, como mínimo, número de Acta, lugar, fecha y hora de la reunión.

Temas: Es conveniente comenzar cada tema con un título o un numero (o ambos) para utilizarlo de referencia en futuras notaciones.

Es importante aclarar todas las acciones o tareas efectuadas o a efectuarse y/o los responsables de las mismas. No omitir ninguna gestión favorable o desfavorable y sus causas; también los resultados de rifas o eventos, la forma de administrar algún subsidio recibido, el destino de las donaciones en efectivo (cuando son donaciones en bienes muebles también se deberán anotar en el Libro Inventario), si se han efectuado compras o reparaciones, etc. Tratar de hacer un resumen de cada tema (evitar el excesivo detalle) y su decisión final.

Recordar que no deberán contener  enmiendas ni tachaduras, debiendo salvarse los errores involuntarios en las mismas actas (por ejemplo: "Donde dice: se aprueba $ 150.-, corresponde: se aprueba $ 200.-").

 

Inicio: Al iniciar cada reunión se deberá leer el acta anterior, para conocimiento de los que estuvieron ausentes, y solicitar su aprobación. Seguidamente se pasará a tratar los distintos temas.

Finalización: Al finalizar la reunión, el Secretario cerrará el acta indicando la hora de finalización de la sesión y la firmará conjuntamente con el Presidente. A continuación firmarán al pie todos los asistentes a dicha reunión aclarando firmas y cargo que ocupan.

Ausencias: En caso de ausencia del Secretario se designará al miembro que lo suplirá en esta tarea (dejarlo asentado).      El Asesor podrá encomendar a una docente para colaborar en la redacción de las actas.
La ausencia del Asesor, o quién haya sido delegado para representarlo, no impide la realización de la Asamblea o Sesiones.

Hojas sueltas: En este libro no podrán pegarse hojas sueltas (notas, presupuestos, documentación, etc.).

Carpeta exclusiva: Se deberá destinar una carpeta para archivar exclusivamente las hojas sueltas referenciadas en el Libro de Actas. A cada hoja correspondiente se le anotará un número consecutivo para su rápida localización.

Fin del ejercicio: Al finalizar el ejercicio es conveniente repasar rápidamente lo registrado en actas para recordar temas pendientes y movilizarlos (Ej.: reclamar bienes entregados en préstamo, elementos retirados para reparar, etc.).
Estas actas servirán de base para preparar la Memoria a presentar ante la Asamblea Anual Ordinaria.

Incautación de libros: Si por algún problema la Dirección de Cooperación Escolar incauta todos los libros de la Cooperadora, las actas se confeccionarán en hojas sueltas, continuando con su número correlativo.
A su devolución, éstas se copiarán en el Libro de Actas rubricado (antes de hacerlo aclarar brevemente la situación con una nota). Cada acta transcripta deberá llevar las firmas de Presidente, Secretario y Tesorero.
Las hojas se archivarán en la carpeta anexa por si eventualmente se necesite su verificación (éstas contienen las firmas de todos los concurrentes a las reuniones).
Si se supone que pasará mucho tiempo para la devolución de los libros, puede ser conveniente comprar y rubricar nuevos para evitar su transcripción. Consultar previamente con la Dirección de Cooperación Escolar.
  

 

Gráficos relacionados:

Acta reunión C.D.
 

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